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| 2.
Ferramentas para priorizar, definir ordem de importância. |
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h) FLUXOGRAMA |
O
objetivo do fluxograma e sua importância estão no fato
de constituir o mais poderoso instrumento para simplificação
e racionalização do trabalho, permitindo um estudo acurado
dos métodos, processos e rotinas. Assim como o organograma
é o instrumento gráfico capital para estudo da estrutura
de uma empresa, o fluxograma o é para estudo do seu funcionamento.
Usam-se habitualmente duas modalidades de
fluxograma, sendo possível defini-lo de duas maneiras:
| 1
- Fluxograma é o gráfico em que se representam as
unidades de trabalho de um órgão ou empresa, o curso
do trabalho através dessas unidades, isto é, a situação
de relacionamento entre elas, e as tarefas realizadas
por essas unidades. |
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2
- É o gráfico em que se representa o curso ou
caminho percorrido por certo elemento (por exemplo:
determinado documento), através das várias unidades
da empresa, bem como o tratamento que cada unidade
lhe vai dispensando. O fluxograma auxilia o trabalho
de organização, quer na fase de levantamento, quer
na de planejamento, da seguinte maneira:
| a)
Permitindo compreender ou estabelecer,
com clareza e facilidade as relações por vezes
intrincadas e emaranhadas, entre as unidades
simples ou complexas de trabalho. |
| b)
Possibilitando identificar, na empresa em
estudo, as relações que possam ser eliminadas
ou devem ser alteradas.
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| c)
Estabelecendo nos dois casos acima, a identificação
das fases de execução, que melhor ficariam
situadas noutro ponto do fluxo de trabalho.
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| d)
Permitindo identificar e suprimir os movimentos
inúteis de um elemento qualquer (um requerimento,
por exemplo). |
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O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos que
representam as fases dos processos, ou as pessoas ou setores
envolvidos. Por uma questão de simplificação, só representaremos
os quatros mais utilizados, sendo eles:
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Retângulo
- OPERAÇÃO: representação
de uma fase ou etapa do processo que registra tanto
a etapa quanto o responsável pela sua execução.
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Losango
- DECISÃO: Representa o ponto onde uma decisão
tem que ser tomada. Registra-se a decisão na forma
de pergunta e que a resposta seja Sim ou
Não. |
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Linha
dirigida - SENTIDO DO FLUXO: Representa o sentido
e a ordem entre as fases do processo. |
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Oblongo
- LIMITES: Representa o início e o final do
processo. |
| Exemplo:
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Fluxo
de um pedido de compra de peça de reposição. |
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