Geranegocio - Produtividade

Produtividade

GANHO DE PRODUTIVIDADE

Qual é a situação de sua empresa no momento?

1. Caracterizando o Mercado:

Analisando o seu mercado, tente dar uma nota para ele, em uma escala de 0 à 10, onde 0 seria algo como "estou fora do mercado", e 10 um mercado promissor, com grande espaço para a sua expansão. Leve em consideração os seus concorrentes, produtos e serviços substitutos ao seu, a dificuldade, ou facilidade com que novas empresas entrariam neste mercado e como você qualificaria o tamanho do mercado onde atua.

2. Caracterizando sua Capacidade de Produção:

Olhando para a sua empresa, como você a qualifica em relação à capacidade produtiva, utilizando também uma escala de 0 à 10, onde 0 seria uma produção artesanal precária e 10 seria a plena capacidade de produção, ou seja, para produzir mais teria que investir em equipamentos ou contratar mais pessoas.

3. Localizando sua Empresa no Gráfico:

Conforme a pontuação que você atribuiu para os itens acima, identifique o quadrante (A, B, C ou D) que melhor representa a sua realidade.

Tamanho do Mercado
	Capacidade de Produção

QUADRANTE A

Nesta situação o mercado tem a demanda por produtos/serviços maior que a oferta apresentada por você e seus concorrentes. Sua capacidade de produção é baixa, portanto, se você conseguir produzir mais, poderá melhorar a oferta de produtos/serviços para o mercado. Logo, conclui-se que, para realizar os seus ganhos de produtividade, terá que enfocar o aumento do volume produzido, conservando o consumo de recursos.

QUADRANTE B

Neste quadrante, o mercado tem a mesma característica do quadrante A. Porém a sua capacidade de produção já é bastante grande. A questão aqui é: continuo aumentando a minha produção (será que o mercado vai absorver)? - ou tento estabelecer um diferencial de custo? Para realizar os seus ganhos de produtividade neste quadrante você terá que tomar uma decisão em função das alternativas apresentadas. Caso exista espaço no mercado você poderá enfocar o aumento do volume produzido, caso contrário, poderá optar por estabelecer um diferencial em custo, mantendo o volume produzido e reduzindo o consumo dos recursos.

QUADRANTE C

Este quadrante apresenta um mercado reduzido e a capacidade de produção baixa. Portanto, a realização dos ganhos de produtividade poderão ser direcionados para a redução do consumo dos recursos. Se o mercado estiver retraído em função dos preços praticados, você poderá estar saindo na frente.

QUADRANTE D

Neste caso, provavelmente existe capacidade ociosa na empresa. O enfoque tem que ser, necessariamente, na redução do consumo dos recursos. Porém, deve ser analisada também a possibilidade de redução dos volumes produzidos para evitar a geração de estoques.

O Sistema de Gestão de Processos é uma das ferramentas para melhoria da produtividade. Esta ferramenta conceitual, representa uma metodologia que permite o alinhamento dos esforços de todos os envolvidos no processo e seus gestores para a obtenção dos melhores resultados para a empresa. Este sistema é composto por quatro etapas: Planejamento, Controle, Relatório e Avaliação. Para o pleno funcionamento deste sistema, são necessárias reuniões periódicas dos envolvidos para avaliar os resultados obtidos, as ações tomadas para resolução de problemas encontrados e para reavaliar o planejamento e os indicadores de desempenho.

- PLANEJAMENTO

Uma das definições adotadas para Planejamento é, adequar, através de padrões, a utilização dos recursos para se atingir um objetivo dentro de um determinado prazo. Portanto, nesta fase do sistema é feita a identificação dos trabalhos, procedimentos, tempos (horas estimadas), recursos humanos e materiais, local físico e objetivos de uma determinada área. Uma atenção especial deve ser dada para o conhecimento das metas da empresa e o que é esperado do processo que você gerencia. É também importante conhecer em detalhes as atividades a serem desenvolvidas. Sendo assim, sempre que temos uma tarefa a realizar, surgem algumas dúvidas:

- O que vamos fazer?

- Como vamos fazer?

- Quanto devemos fazer?

- Quando deve ficar pronto?

- Temos capacidade?

- Pessoas/Equipamentos

- Temos material?

Ao respondermos estas perguntas, podemos definir o nosso Plano Mestre, que é uma ferramenta que relaciona, os volumes desejados, em função dos padrões de operação, as necessidades de recursos de mão-de-obra, materiais e equipamentos. Concluímos então a fase de Planejamento com um documento, o Plano Mestre, apresentando a melhor utilização possíveis de nossos recursos.

- CONTROLE

É o monitoramento dos recursos utilizados nos serviços com o objetivo de fortalecer a capacidade de produção de uma determinada área. É o esforço de todos no sentido de atingir o planejado. A meta para esta fase é executar as tarefas da maneira mais eficaz. Na fase de CONTROLE, deve-se ter sempre em mente os seguintes pontos:

- Como assegurar a realização do Plano?

- Trabalho em equipe - Fazer uma boa distribuição das tarefas e deixar bem claro aos funcionários como estas devem ser executadas, como proceder quando tiverem problemas, qual o volume a ser produzido e estabelecer uma boa comunicação com os subordinados.

- Treinamento do pessoal - Ficar atento às necessidades de treinamento da equipe e informá-la sempre como executar as tarefas, como ajustar os equipamentos e conhecer os padrões de qualidade desejados.

- Condições de trabalho - Dar os recursos adequados para a execução de tarefas, como dispositivos, ferramentas e E.P.I.'s. Estar atento à limpeza e lubrificação dos equipamentos, iluminação e organização da área e outras condições relevantes ao processo.

- Expectativas - Ser claro e honesto, transmitindo à equipe o que se espera da mesma. O funcionário deve saber, por exemplo: qual a quantidade de cada atividade, como executá-la e o tempo necessário.

- Acompanhamento - Verificar as atividades que estão sendo desenvolvidas na área, acompanhar periodicamente a execução do que foi planejado.

Ficando atento a esses pontos assegura-se a realização do plano, mas, o que fazer quando estivermos fugindo ao Plano?

Quando o que está sendo executado não se iguala ao que foi planejado, significa que algum problema está ocorrendo, então, o que fazer:

- Identificar o problema

Definir claramente o que está causando esse desvio.

- Registrar o problema

Para assegurar que a informação chegará aos níveis hierárquicos sem distorção.

- Comunicar o problema

Através do sistema, a informação será levada aos níveis hierárquicos responsáveis, gerando subsídios.

- Tomar ações corretivas e preventivas

Sendo que, para os problemas que cabem às "pessoas da área", deverão ser tomadas ações imediatas.

Mas deve-se ficar atento à:

- Como assegurar que não acontecerá novamente a fuga ao Plano?

- Acompanhamento pelo sistema;

- Tomada de ações corretivas e preventivas rápidas para evitar que o problema se prolongue e faça com que se fuja novamente ao plano.

Executada a atividade, partiremos para uma comparação (Plano x Real), e entraremos na fase de Relatórios.

- RELATÓRIOS

Quando é feito o Planejamento, tem-se como principal preocupação a realização de suas metas, o que garantirá o alcance dos objetivos da Empresa. A comparação permanente entre o Planejado e o Real Executado é uma necessidade, portanto, o Registros dos Desvios é extremamente importante, pois este fornece os meios para analisar e corrigir em tempo hábil as distorções ocorridas.

Documentadas as variações e as ações tomadas, a liderança, também estará melhor informada sobre quais são os desvios, quem atuou, ou, quem deve atuar e como.

As perguntas nesta fase são:

- O que realizamos em relação ...

- Ao nosso plano?

- Ao atendimento das metas programadas?

- Às quantidades planejadas?

- Aos Custos?

- O que foi feito em relação aos desvios?

Vamos conhecer agora a definição da fase Avaliação.

- AVALIAÇÃO

É a análise e o acompanhamento dos resultados registrados nos Relatórios. Quando documentamos Plano x Real, estamos em condições de quantificar os resultados no que diz respeito ao volume de atividades, perdas de tempo e qualidade. Sendo assim, o próximo passo será avaliar resultados através de indicadores, como:

- Produtividade

- Utilização

- Eficiência

- Etc.

Para avaliarmos nosso desempenho, precisamos comparar os resultados obtidos com três parâmetros fundamentais:

- O que foi planejado

- O que foi realizado

- Como era o nosso desempenho anteriormente

Podemos obter uma melhora no desempenho, mesmo não alcançando o que foi planejado. Neste caso, devemos intensificar nossas ações para diminuir o efeitos das variações em relação ao plano.

Se obtivermos uma melhora de desempenho e alcançarmos as metas estabelecidas, ÓTIMO! Vamos então estabelecer novas metas e partir para novos desafios. No caso de não alcançarmos as metas e o nosso desempenho piorar, precisaremos focar nossa atuação em corrigir as causas das variações em relação ao plano. É preciso verificar se houve falha no planejamento, na execução das tarefas e eliminar as falhas. Dessa forma o que se deseja é que haja um retorno de informações para uma retroalimentação do sistema (re-planejamento).

É importante salientar que, dentro de qualquer sistema, uma etapa sempre leva à seguinte. Saltar etapas pode impedir o correto funcionamento do sistema. Como você ocupa um cargo de liderança, você precisa fazer com que os resultados aconteçam, reforçando, corrigindo, mudando, melhorando, enfim, tomando todas as medidas para que sejam melhorados os indicadores de desempenho.

Resumidamente, este conceito de Sistema de Gestão de Processos é apresentado no diagrama a seguir.