GERANEGOCIO - Produtividade

Produtividade

Coordenação: Carlos Eduardo Braga

Gestão da Produtividade, Sistemas de Gestão e Vantagem Competitiva

Olá! Neste espaço, estaremos apresentando e discutindo Produtividade, Gestão de Processos, Sistemas de Gestão e o resultado obtido quando estas atividades são executadas com eficiência e eficácia, a chamada Vantagem Competitiva. Apresentaremos conceitos, ferramentas, estudos de casos e gostaríamos de interagir com vocês, abordando assuntos relacionados que sejam solicitados.

Neste primeiro contato apresentaremos conceitos sobre Produtividade.

Os mercados de quase todos os segmentos econômicos no Brasil têm algumas características em comum. Entre elas podemos citar: competição acirrada, globalização de seus concorrentes e de sua cadeia de suprimentos, as margens pressionadas para baixo, os prazos de entrega cada vez menores demandados pelos clientes e a qualidade dos produtos e serviços sendo um pré-requisito fundamental para a existência da empresa - não existe espaço no mercado para empresas que não tem qualidade.

Dentro deste mercado estão situadas as nossas empresas. A forma como entendemos e reagimos às características deste mercado determina o nosso posicionamento estratégico. Ele pode ser focado na prática de baixos preços, na qualidade de nossos produtos/serviços ou em diferenciais criados pela nossa habilidade em algumas etapas dos processos produtivos. Em função da nossa capacidade em otimizar este posicionamento estratégico e estabelecer vantagens competitivas sobre nossos concorrentes, podemos prever qual será o futuro de nossas empresas: desaparecer, sobreviver, crescer ou tornar-se a líder em seu segmento de atuação.

Toda empresa tem seu processo produtivo (burocrático e físico) que obedece a uma lógica, onde são consumidos recursos e estes são transformados através dos processos produtivos em produtos/serviços.

Sendo nosso interesse aumentar o volume produzido, teremos que aumentar o consumo dos recursos necessários para sua execução. Da mesma forma, ao reduzirmos o volume de nossos produtos/serviços, reduzimos também o consumo dos respectivos recursos. Portanto, existe uma relação direta entre volume produzido e os recursos necessários para a execução deste mesmo volume.

A principal forma de avaliarmos o desempenho destes processosé através de uma análise da relação entre o volume produzido e os recursos necessários a esta produção. Chamamos esta relação de produtividade. Conceitualmente, Produtividade significa capacidade de produzir, característica do que produz com abundância ou lucratividade. Em outras palavras, Produtividade é obter a melhor relação entre volume produzido e recursos consumidos. Portanto, se representarmos matematicamente a Produtividade teremos: Produtividade = (A) / (B), onde (A) representa o volume produzido e (B) os respectivos recursos consumidos. Para conseguirmos aumentar a Produtividade devemos atuar no aumento de (A) e ao mesmo tempo manter (B) constante, ou seja, aumentar o volume produzido sem aumentar o consumo dos recursos necessários para sua execução, ou então, manter (A) e diminuir (B), o que significa manter o volume produzido, porém consumindo menos recursos.

A Produtividade pode ser expressa em diversas unidades de medida, porém as mais usuais são o percentual (%), quando trabalhamos essencialmente com serviços e os nossos recursos e nossa produção é medida em horas-homem (comparando horas da folha de pagamento com as horas faturadas para clientes), quilogramas ou toneladas por hora-máquina ou pelo valor monetário destas horas, pedidos emitidos por pessoa da nossa equipe de vendas (ou pelo seu custo). Havendo interesse, poderemos discutir mais detidamente indicadores de desempenho neste site (nos fóruns, bate-papo, Consultoria Online)

Porém, no mundo real não podemos usar os nossos óculos cor de rosa (que nos dá o poder de ver as situações idealizadas) e verificamos que não é tão simples assim. Qualquer movimentação para aumentar a produtividade deve ser precedida de uma análise do mercado onde atuamos. Para transformarmos os ganhos de produtividade em resultados, temos que conhecer as características da demanda por nossos produtos ou serviços. Com esta informação devemos decidir se faz sentido produzir mais ou se devemos manter o nosso volume de produção e reduzir custos. Portanto, conforme as características do mercado, devemos estabelecer estratégias de atuação. As principais alternativas são apresentadas à seguir.

Se atuamos em um mercado que a demanda por nossos produtos é grande, ou crescente, para realizarmos os ganhos de produtividade obtidos, temos que nos focalizar em aumentar a nossa oferta de produtos, mantendo, e se possível reduzindo, o consumo dos recursos necessários para sua execução.

Caso contrário, se no mercado onde atuamos a demanda por nossos produtos é pequena, ou decrescente, para realizarmos os ganhos de produtividade obtidos, o nosso foco será a redução do consumo dos recursos necessários para a execução de nossos produtos/serviços, podendo diminuir ou manter a oferta de nossos produtos.

Tendo definido a estratégia adotada, iremos escolher as ferramentas aplicáveis para obter melhoria da Produtividade.

Antes vamos fazer um exercício prático que dará a você uma visão simplificada de como sua empresa se apresenta neste momento. O objetivo desta avaliação é simular a definição de uma estratégia para realização dos ganhos de Produtividade em sua empresa.

O mercado onde estão inseridas nossas empresas está e sempre esteve sendo submetido à pressões de clientes, fornecedores, concorrentes e governo. Isto direciona o foco da gestão de nossas empresas para conseguir colocar no mercado produtos/serviços de qualidade, a um preço competitivo e em quantidades que atendam a demanda. Nosso principal objetivo será otimizar o uso de nossos recursos e aumentarmos a lucratividade.

Para uma empresa ser lucrativa, ela precisa obter a melhor utilização de seus recursos, sejam eles pessoas, equipamentos ou materiais. Para otimizar esta utilização é necessário conhecer os objetivos da empresa para que se possa atuar de forma a obter ganhos de produtividade alinhados com as necessidades da empresa. Como gestor, você dispõe de recursos para alcançar os objetivos da empresa. Porém, se você não souber como conseguir a melhor utilização dos recursos disponíveis, poderá estar contribuindo para o agravamento de um problema em sua empresa e o distanciamento de seus objetivos.

Portanto, para que você possa atuar corretamente sobre os seus recursos disponíveis, é preciso conhecer profundamente seu negócio, os processos e os recursos. Com isso você poderá identificar problemas, suas causas e tomar decisões para sua eliminação e evitar que ocorra novamente. Este conhecimento permite direcionar suas ações para o aumento da lucratividade de sua empresa.

Agora a pergunta é como conhecer o meu negócio, os processos e os recursos, identificar problemas e tomar decisões visando o aumento da lucratividade da empresa?

E a resposta é desenvolver um sistema de gestão de processos que contemple toda a empresa. O desenvolvimento de sistemas de gestão de processo devem conter, de forma clara as metas e objetivos da empresa e os desdobramentos para cada processo realizado. Este sistema deve ser desenvolvido juntamente com um trabalho de racionalização de atividades e documentação dos processos.

Com os processos definidos, deve-se estabelecer formas de acompanhar a execução destas tarefas. Identificar as necessidades de treinamento de sua equipe. Identificar habilidades específicas para execuções de atividades.

Sobre os equipamentos é preciso saber que máquinas e ferramentas existem, qual sua capacidade, elaborar planos de manutenção preventiva, documentar a forma correta de utilização.

Para os materiais, devemos identificar e eliminar desperdícios. Estabelecer corretamente as quantidades necessárias, evitando sobras ou faltas.

Todos os recursos citados - pessoal, equipamentos e materiais - custam dinheiro para a empresa. Por isso precisamos utilizá-los da melhor forma possível para produzir mais e a um custo menor.

O conceito utilizado como referência para desenvolvimento de sistemas de gestão de processos contempla as etapas de Planejamento, Acompanhamento de Execução, Relatórios de Desempenho.

Para ilustrar este conceito, vamos imaginar que nosso processo seja realizar um churrasco (me perdoem os vegetarianos, esta é uma situação hipotética). Vamos aplicar o conceito neste processo.

Primeiro, planejamento. Precisamos saber dos nossos objetivos. Imaginemos que o nosso objetivo seja realizar um churrasco para 20 pessoas. Como poderemos planejá-lo? Identificando os recursos disponíveis e os necessários. Quanto podemos gastar com o churrasco? Que tipos de carnes e bebidas vamos oferecer? Quanto precisamos comprar? Qual a duração do churrasco? Nesta fase também é necessário estabelecer formas de acompanhar o andamento do churrasco, principalmente para saber se o convidados estão satisfeitos ou não.

Na fase seguinte, você já adquiriu as comidas e bebidas, começou a fazer o churrasco e as pessoas chegaram. Durante o churrasco você precisa estar monitorando variações no plano. Por exemplo, aquele amigo trouxe mais dois primos que não estavam na lista de convidados, o consumo de refrigerantes foi maior do que o planejado. Como você criou formas de acompanhar o andamento deste churrasco, poderá tomar as ações necessárias para garantir a qualidade do mesmo.

Com os registros da execução do churrasco, das variações em relação ao plano, das ações tomadas para corrigir estas variações e com as informações sobre a satisfação dos convidados, você poderá elaborar relatório sobre o churrasco para criar informações históricas e para apresentar para seus sócios os resultados do churrasco.

Na fase de Desempenho, você, como gestor do processo, vai comparar os dados históricos de outros churrascos já realizados com o atual. Para melhor comparar o desempenho destes churrascos, é preciso estabelecer indicadores de desempenho que permitam uma padronização do que será comparado. Neste caso do churrasco podemos adotar como indicador de desempenho o custo por convidado. Supondo que neste churrasco a qualidade foi mantida e o custo por convidado foi menor, fica claro que melhoramos o desempenho deste processo. Se o preço do convite foi mantido, garantimos um aumento da lucratividade da empresa.