Uma reunião precisa ser bem preparada/planejada. Para isto é preciso deixar claro os seguintes pontos:

Definição dos objetivos e estratégias

   O que se espera e se deseja conseguir com a reunião.

   Que necessidades precisam ser atendidas. Em função dos objetivos e necessidades, que estratégias precisam ser utilizadas para conseguir atingi-los da melhor forma.

Determinação da agenda da reunião

   A agenda deve ser determinada, naturalmente, a partir da definição dos objetivos e estratégias. Nenhum ponto importante deve ficar de fora da agenda, mas por outro lado, deve-se evitar na medida do possível, agendas longas demais.

Escolha dos participantes

  Quem precisa estar presente à reunião? É necessário ter o cuidado de não omitir ninguém que precise participar tendo em vista os dois lados, o que pode contribuir e o que tem a receber/ganhar com a reunião.

Convocação e comunicação da reunião

  Na medida do possível, a convocação para reunião deve ser feita com antecedência necessária e não em cima da hora, para que o participante possa preparar-se e planejar-se.

  Na convocação procure deixar claro o objetivo da reunião e o assunto ou assuntos a serem apresentados, bem como o local e horário.

  É importante conseguir, na medida do possível, local e horário apropriados tendo em vista os diversos fatores como: adequação ao tipo de reunião, instalações necessárias, espaço, aproximidade, tranquilidade, etc.

Metodologia e técnicas

  Procure planejar a metodologia e técnicas mais adequadas de acordo com a natureza da reunião. Na medida do possível, pense em metodologia e técnicas dinâmicas, que facilitem a participação, o envolvimento e comprometimento dos participantes.