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Desespero e Desistência X Administração do Tempo
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"Agora
na crise estou me desdobrando, trabalhando até 12 horas
por dia", disse João, Gerente Geral de uma indústria de
médio porte.
"Sorte sua! Você tem o que fazer. Estou só aguardando
o bilhete azul", retrucou Pedro, Gerente regional de uma
empresa de prestação de serviços.
João e Pedro representam as posições extremas
da "gerência de crise", isto é, o desespero versus a desistência.
A atuação do "desesperado" caracteriza-se
pelo aumento desordenado de esforços. Ele espera afastar
as dificuldades através do erguimento de uma barreira
de atividade e movimento. A idéia é de "trabalhar duro",
na esperança de assim espantar as ameaças.
A "desistência" é assumida pelo gerente que
se vê como vítima da crise. As dificuldades são encaradas
como inevitáveis. Não há como resistir à força da recessão. |
Em casos muito especiais, tanto João como Pedro
poderão até "acertar" na crise. Se o trabalho de João
precisa realmente de agitação, a nova movimentação poderá trazer
benefício. Da mesma forma, Pedro pode agir corretamente quando
a política de "fazer nada" for a melhor medida para conviver
com os ventos econômicos do momento. Na maioria dos casos, entretanto,
nem o "agitador" João, nem o "espectador" Pedro conseguirão
superar a crise.
Na época de transição que enfrentamos, novas soluções
e novos rumos são solicitados. A crise pede formas criativas
de abordar assuntos tradicionais, principalmente levando-se
em conta as súbitas mutações que se apresentam periodicamente
nas economias nacional e internacional. Cabe, portanto, ao gerente
se perguntar:
 -
Qual o contexto atual em que exerço minhas funções? Como
este contexto difere da época em que assumi o cargo? |
| -
O
que devo fazer para enfrentar os desafios? Quais as novas
atividades? Quais as anteriores que deverão ser mantidas?
Quais aquelas que deverão deixar de ser executadas? |
| -
Que
recursos são necessários para atingir as metas? Os mesmos
de antigamente? Outros? Mais? Menos? Recursos internos
ou externos? |
| -
Quais
as atividades prioritárias para atingir estes objetivos?
Que percentagem do meu tempo devo dedicar a cada prioridade?
Quantas horas por semana? Como vou arranjar o tempo para
me dedicar a cada prioridade? Quantas horas por semana?
Como vou arranjar o tempo para me dedicar às novas prioridades?
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Na realidade, todas estas perguntas podem ser vistas
através da ótica de uma só questão: "Como fazer o meu tempo
(oito horas produtivas) render mais?"
Eis, a seguir, algumas sugestões para nortear este
esforço de aumentar a produtividade gerencial:
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1. Apagar tudo - Desvincular-se de
sua situação atual. Colocar um "chapéu de consultor" e
tentar analisar com "olhos externos" e "não contaminados"
as necessidades reais da sua área. |
| 2.
Livrar-se das "restrições auto-impostas"
- Procurar isolar as influências do hábito naquilo que
você, normalmente, faz e pensa. Criar uma nova objetividade,
mais solta e menos presa aos valores e vícios do passado.
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| 3.
Avaliar todas as alternativas - Levantar todos os
possíveis caminhos de atuação, não se limitando aos tradicionais,
ou aos mais fáceis, ou ainda aos que você mais gosta.
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4. Procurar formas sinérgicas -
Buscar aquelas soluções em que recursos existentes podem
ser aproveitados de forma tal que o produto de um trabalho
possa ser maior que a soma das contribuições individuais
(2 + 2 = 5). |
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4. Procurar formas sinérgicas
- Buscar aquelas soluções em que recursos existentes podem
ser aproveitados de forma tal que o produto de um trabalho
possa ser maior que a soma das contribuições individuais
(2 + 2 = 5). |
| 5.
Questão como seu tempo está sendo usado
- Procurar abrir espaço na rotina para resguardar tempo
para pensar, planejar e preparar-se para enfrentar os
desafios que se apresentam (que poderão ser cada vez maiores).
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A produtividade gerencial pode ser melhorada pela
lembrança e aplicações destas idéias básicas, que poderão implicar
na revisão e adaptação dos seus atuais critérios de administração
do tempo.
Os
gerentes, de modo geral, inclusive o "desesperado"
João e o "ausente" Pedro, poderão se beneficiar
através da atualização dos seus critérios de programação
de tempo, cada um fazendo a si mesmo as seguintes perguntas:
·
Como meu tempo está sendo aplicado atualmente?
·
Que medidas concretas podem ser tomadas para minimizar
o gasto de tempo em atividades de pouca produtividade?
·
Que tarefas realmente merecem a dedicação de mais tempo
e como posso garantir a utilização deste tempo? |
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